Il Progetto Best Practices
Il Progetto «Diffusione di Buone Pratiche negli Uffici Giudiziari» è stato promosso con un Protocollo d’intesa dal Ministero della Giustizia, insieme al Dipartimento della Funzione Pubblica, alle Regioni e al Ministero del Lavoro.
Il Progetto, finanziato con il Fondo Sociale Europeo relativo alla programmazione 2007-2013, è stato attivato da tutte le Regioni attraverso un bando di gara standard con uno schema progettuale che prevede linee di intervento pre-definite.
Con il bando “Riorganizzazione dei processi lavorativi e di ottimizzazione delle risorse degli uffici giudiziari” la Regione Lombardia è stata la prima regione a cogliere l’opportunità fornita dal Progetto nazionale “Diffusione di Best Practices negli uffici giudiziari italiani”. Con successiva determinazione la Regione Lombardia ha indetto la procedura aperta per l’affidamento del “Servizio di riorganizzazione dei processi lavorativi e ottimizzazione delle risorse degli Uffici Giudiziari della Regione Lombardia” di cui è risultato aggiudicatario il Raggruppamento Temporaneo di Imprese (RTI) composto da Deloitte Consulting e PricewaterhouseCoopers (PWC).
Finalità e obiettivi
La finalità dell’intervento è fornire agli Uffici Giudiziari coinvolti strumenti e metodologie che possano contribuire all’efficienza operativa, al fine di rispondere con trasparenza e rapidità alle sollecitazioni della collettività e, più in generale, di tutti i portatori di interesse.
In particolare, il servizio è finalizzato a supportare lo sviluppo delle capacità organizzative, delle competenze del personale, della qualità dei servizi erogati e della loro facilità di utilizzo.
In linea con quanto previsto nel protocollo d’intesa sottoscritto, il progetto intende:
- rendere trasparenti e semplificare i processi organizzativi interni;
- avvicinare il cittadino all’Ufficio Giudiziario, migliorando anche l’immagine pubblica dell’intero sistema giustizia.
Principali interventi
Tenuto conto dell’analisi della struttura organizzativa e dei principali processi di lavoro della Procura per i Minorenni di Milano, sono stati identificati un certo numero di interventi di carattere organizzativo e di supporto all’informatizzazione dei processi e dei servizi erogati dall’Ufficio giudiziario. Tra i principali si segnalano:
- revisione delle modalità di comunicazione con il Tribunale per i Minorenni e, in particolare, delle prassi relative alla raccolta, distribuzione e trasmissione degli atti in quanto, così come sono attualmente strutturate, presentano duplicazioni amministrative e di processo.
- attivazione di tavoli di lavoro e confronto con il Tribunale intesi ad ottimizzare le modalità di lavoro e collaborazione tra i due Uffici giudiziari.
- revisione del presidio delle attività volta a garantire un continuum nello svolgimento delle attività, anche in caso di assenze del personale.
- supporto nell’utilizzo del modulo Atti e Documenti del sistema SIGMA tramite la predisposizione di moduli standard che consentano l’uniformazione delle prassi lavorative e quindi una maggiore intercambiabilità delle risorse.
- supporto organizzativo nella realizzazione del sito web, in termini di definizione degli aspetti organizzativi e delle modalità di gestione, al fine di migliorare la qualità delle informazioni fornite e facilitarne l’accesso al pubblico.
Inoltre rientrano nell’ambito delle attività previste per il raggiungimento degli obiettivi di progetto:
- la definizione della Guida ai Servizi e la costruzione di un profilo di qualità dei servizi al fine di definire la Carta dei Servizi e accompagnare l’ufficio verso la sua realizzazione.
- la costruzione di un Bilancio Sociale finalizzato a dare evidenza delle attività e dei servizi erogati e dei risultati raggiunti riguardo ai temi connessi alla propria responsabilità sociale, costruendo allo stesso tempo un sistema di programmazione degli obiettivi e rendicontazione dei risultati.
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